Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?  

Verantwortlich ist die Regio Menü GmbH, Chloratstr. 1, 06749 Bitterfeld-Wolfen Telefon: +49

349 51679-0; Fax: +49 3493 51679 – 10; E-Mail: kontakt@regio-menue.de

Ansprechpartner für den Datenschutz ist unser Datenschutzbeauftragter, zu erreichen unter dsb.regio-menü@datenschutz-dobert.de

Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?  

Wir verarbeiten die Daten, die uns bei der Anmeldung eines Essensteilnehmers angegeben und die zur Abwicklung der Essensversorgung und des Rechnungs-/Zahlungsverkehrs benötigt werden. 

Zu den personenbezogenen Daten zählen die der Essensteilnehmer, die der gesetzlichen Vertreter sowie anderen Zahlungspflichtigen:

• Vor- und Zuname,
• Anschrift, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Geburtsdaten, soweit notwendig
• Daten der Kreditinstitute bzw. Zahlungsdaten der erwachsenen Teilnehmer oder z.B. bei Kindern die entsprechenden Angaben der gesetzlichen Vertreter,
• Angaben zu Unverträglichkeiten o.ä.,
• Bezeichnung und Aktenzeichen eines Kostenträgers bei Förderung des Essens.
  
  

Für welche Zwecke werden die Daten verarbeitet?  

Wir verarbeiten die Daten unter Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes in der jeweils geltenden Fassung und aller weiteren maßgeblichen Gesetze 

• im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1lit.a DSGVO): Wenn uns eine Einwilligung zur Verarbeitung der Daten erteilt worden ist, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs. 1lit.b DS-GVO): Die Verarbeitung der Daten erfolgt für die Versorgung der angemeldeten Teilnehmer mit Frühstück, Mittagessen und Vesper (soweit vertraglich vereinbart) an einer vertraglich vereinbarten Lieferstelle sowie zur Abrechnung und ggf. dem Einzug der Kosten für das Essen.
• im Rahmen eines berechtigten Interesses unsererseits zur Durchführung von Werbemaßnahmen bzw. Marketingaktionen (Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO), sofern für diese Zwecke keine gesonderte Einwilligung erforderlich ist.

Im Hinblick auf mögliche Compliance-Tätigkeiten gelten zudem als Rechtsgrundlagen Art. 6 Abs. 1 lit.c sowie Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO, da die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten ebenfalls für unsere berechtigten Interessen (Meldung relevanter Verstöße, Untersuchung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften) erforderlich sein kann. 

Soweit wir personenbezogenen Daten innerhalb unserer Unternehmens-Gruppe als Dienstleister weitergeben und dies nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgt, gilt als Rechtsgrundlage für solche Übertragungen ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere legitimen Interessen sind insoweit ein zentralisierter deutschlandweiter IT- und Rechnungswesen-Ansatz mit abgestimmten Prozessen und Kosteneinsparungen, die sich aus der Umsetzung dieser zentralisierten Aufgaben ergeben.

Eine automatische Entscheidungsfindung, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht (einschließlich Profiling) und eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigt, wird nicht durchgeführt. 

Wer erhält meine Daten?  

Die Daten der Bankverbindungen von Essensteilnehmern bzw. ihrer gesetzlichen Vertreter oder anderer Zahlungspflichtiger werden zum Zwecke des Rechnungseinzugs an das angegebene Kreditinstitut weitergeleitet. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung können Behörden und Gerichte sowie Externe Empfänger der Daten sein. 

Ansonsten geben wir personenbezogenen Daten nur an solche Stellen weiter, die die Daten zur Erfüllung unserer Aufgaben benötigen. Dies sind:

• Unternehmen der Unternehmens-Gruppe
• IT-Dienstleister, Entsorgungsdienstleister, sonstige beauftragte Dienstleister
• Belieferte Einrichtungen (z.B. Kindertagesstätten, Schulen)
• Bankinstitute, Lieferanten zur Belieferung mit Sonderkost
• Kostenträger bei Förderung des Essens
  
  

Wie lange werden meine Daten gespeichert?  

Die personenbezogenen Daten von Essensteilnehmern werden für die Dauer der Teilnahme an der Essensversorgung gespeichert. 

Mit Beendigung der Essensteilnahme werden die Daten, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung und Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. 

Daten, die nach der Beendigung der Versorgung bereits nicht mehr benötigt werden, werden unverzüglich gelöscht.

Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?  

Grundsätzlich werden von uns keine Daten an ein Drittland übermittelt. 

Welche Datenschutzrechte habe ich?  

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts:

• Recht auf Auskunft: Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten. Wir werden Ihnen diese Auskunft in einem angemessenen Zeitraum geben.
• Recht auf Berichtigung: Verarbeiten wir Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so können Sie jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachten Sie, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten. Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn
  • Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen,
  • wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten und diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Beschwerderecht: Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden.
  
  

Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?  

Die Verarbeitung der Daten ist zum Abschluss bzw. zur Erfüllung des mit uns eingegangenen Vertrages erforderlich. Wenn uns diese Daten nicht zur Verfügung stehen, werden wir die Essenslieferung oder die Essensteilnahme in der von uns belieferten Einrichtung in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und beenden müssen.

Stand Juli 2023